Örgütsel İletişim - Açıköğretim
Son güncelleme: 03.04.2008 09:20
-
Örgütsel İletişim açıköğretim fakültesi ders notları
ÖRGÜTSEL İLETİŞİM
Üniversitede ekonomi eğitimi gören bir öğrencinin,
televizyon ve gazete haberlerinde sadece ekonomi ile
ilgili olanlar dikkatini çekmektedir. Bu durum
algılama sürecinin "Algılamada seçicilik" yönü ile
ilgilidir.
Sosyal algılamayıetkileyen faktörler: Yaygınlaştırma
eğilimi(Hale etkisi), Basmakalıp yargı, Yansıtma,
Beklenti.
Bir işletmede personel şefi çalışanların çalışma
şartlarıile ilgili şikayetlerini personel müdürüne
iletmiştir. Bu durum Yatay bir iletişime örnektir.
Süzme veya elemenin, önemli bilgi ve mesajların
kaybına ve anlam bozulmasına yol açmasınıönlemek
için yapılacak işlemler: Aracılarıatlamak, Geriye
bildirimde bulunmak, Mesajda fazlalığa yer vermek,
Başka kanallardan ve başka biçimde mesajı
göndermek.
İletişim şebekesinde mesaj akışınıkontrol eden,
hangi mesajların hangi sırada geçeceğini ve hangi
mesajların alıkonulacağınıbelirleme imkanınıelinde
tutan iletişim rolü Bekçilik'tir.
Organizasyonların artan önemine ve çeşitliliğine
bağlıolarak çağdaştoplumlara aynızamanda
"Örgütlü toplumlar" denir.
Biçimsel olmayan iletişim sisteminin özellikleri: Bu
iletişim sistemi her örgütte mutlaka vardır. İletişim
hızlıdır. İletişim çoğunlukla sözlüdür. Yanlışlık ve
eksiklikler genellikle önemli konulara ilişkindir.
Organizasyonların başlıca özellikleri:Her örgütün
önceden belirlenmişbiçimsel ve üyeler arası
etkileşimden oluşmuşbiçimsel olmayan bir yapının
olması. Birden fazla insandan ve bunlar arasındaki
iletişim ve etkileşimden oluşması. Birbiriyle ilişkili alt
sistemlerden oluşması. Her organizasyonun bir
amacının olması.
Aşırıiletişim sorununa çözüm olarak "Mesaj
alışverişini önem sırasına göre programlamak" 'a
başvurulabilir.
Yönetim Bilgi Sisteminin sağladığıyararlar: İstenen
bilgilere kısa sürede ulaşma imkanısağlama. Bilgi
kaybınıve bozulmasınıönleme. Bilginin ihtiyaca göre
dağıtılmasınısağlama. İlgisiz mesaj ve bilgileri
eleyerek aşırıbilgi yükünü hafifletme.
Organizasyonun biçimsel yapısınışekillendiren
faktörler: Amaçve politikalar , prosedürler. Görev
tanımları. Yasa yönetmelik ve tüzükler (Biçimsel
kurallar) . Ödüllendirme ücretleme ve disiplin
düzenlemeleri. Biçimsel görevler ve ilişkiler.
Gruplarda ve örgütlerde, bireylerarasısosyal
ilişkileri ve bunların yapısınıbelirlemek ve analiz
etmek için geliştirilen yöntem Sosyometri'dir.
Aşağıya Doğru İletişim'in özellikleri: Planlama
organize etme yürütme ve kontrol fonksiyonları
yerine getirilir. Hiyerarşik basamaklarıbirbirine
bağlar ve çeşitli düzeylerdeki faaliyetleri
uyumlaştırmaya yardımcıolur. Hedef ve
politikalarla ilgili bilgiler, en üst kademeden en alt
kademeye kadar yansıtılır. Tek yönlü bir iletişimdir.
Özellikle proje tipi organizasyonlarda görülen,
kurmay ve hat birimler arasındaki ilişkilerin örnek
olarak verilebileceği iletişim türüne Çapraz iletişim
denir.
Organizasyonlarda görülen sözlü iletişim araçları:
Mülakatlar, Toplantılar, Konferanslar, Seminerler
Sözel olmayan iletişimde bireyler arasıuzaklık 45-
120 cm arasında ise kişisel mesafe içinde kalınmış
olunur.
Yapılacak bir grup tanımıiçinde yer alacaklar: Grup
üyelerinin, psikolojik olarak birbirlerinin farkında
olması. Bireylerin birbiriyle etkileşim içinde olması.
Bireylerin kendilerini grubun üyesi olarak
algılaması. Ortak amaç doğrultusunda çalışan iki ya
da daha fazla kişiden oluşması.
Grup gelişim aşamaları: Karşılıklıkabul, İletişim ve
karar verme, Motivasyon ve üretkenlik,
Organizasyon ve kontrol.
Merkezileşme derecesi ve önderlik tatmininin "çok
az", grup tatmininin "yüksek" olduğu grup iletişim
modeli Tüm-kanal'dır.
Bir yöneticinin, gruplar arasıiletişimi ve işbirliğini
iyileştirmek için Gruplar arasıiletişim kanallarını
oldukça açık tutmaya dikkat etmesi gerekir.
Bireyin üyesi olmadığıhalde, normlarınıve
değerlerini benimsediği gruplara Referans grupları
denir.
Lise son sınıfa başlayan bir öğrencinin, çeşitli reklam
mesajlarıarasında sadece dersane reklamlarına
dikkat etmesi algılama sürecinin "Algılamada
seçicilik" yönü ile ilgilidir.
Bireyin belli koşullar altında, kendi sahip olduğu huy
ve özellikleri başka bireylerde görme eğilimini ifade
eden faktör Yansıtma (Projeksiyon)'dur.
Algılama sürecinin aşamaları: Duyumsama,
Yorumlama, Seçme, Organize etme.
Algılamada seçiciliği etkileyen dışfaktörler: Zıtlık,
Hareket, Büyüklük, Tekrar, Yoğunluk, Yenilik ve
benzerlik.
Özel kalem müdürleri, yönetici sekreterleri gibi
iletişim şebekesi içinde mesaj akışınıkontrol
edebilecek konumda olan kişiler Bekçilik iletişim
rolünü üstlenmişlerdir.
Bireyler arasıilişki ve iletişimin yapısınıgösteren
diyagrama Sosyogram denir.
Biçimsel olmayan iletişim sisteminin başlıca
özellikleri: Sanılanın aksine mesajların doğruluk
oranının oldukça yüksek olması. İletişimin
çoğunlukla sözlü olup, konuşmaya dayanması.
İletişimin daha hızlıolması. Bu sistemdeki
kanallarda iletilen mesajlara "söylenti" (veya şayia)
adıverilmesi.
Sözel olmayan iletişime ilişkin özellikler: Duruş,
Mülakat, Bireyler arasıuzaklık, Dışgörünüş
Genellikle herhangi bir anda bireyin duygusal ve
zihinsel yapısının etkilenmesinin ve davranışlarının
değiştirilmesinin amaçlandığı, en az iki kişi arasında
karşılıklıkonuşma, soru sorma, diyalog kurma
olarak ifade edilen sözlü iletişim biçimine Görüşme
denir.
Organizasyon içinde aynıdüzeydeki yöneticiler veya
çalışanlar arasında belirli işlerde koordinasyon
sağlanmasıve ortak amaçlara doğru yürünmesi için
yapılan iletişim türüne "Yatay iletişim" denir.
Az sayıda ve birbirleriyle sıkıbir etkileşim içindeki
üyelerden oluşan grup türü Birincil grup'tur.
Merkezileşme derecesi ve önderlik tatmininin
"yüksek", grup tatmininin "az" olduğu, üç kişi ile
doğrudan haberleşebilen grup iletişim şebekesi Y
şebekesidir.
Bir grubun bağlılığınıartıran etkenler: Gruplar
arasırekabetin olması. Grup için bir dıştehditin
olması. Az sayıda ve benzer üyelerden oluşması.
Grup üyeleri arasında serbest bir iletişimin olması.
Aşırımerkeziyetçiliğin hakim olduğu bir grubun
karşılaşacağısorunlardan biri "Amirin, işile ilgili
yanlışkararlar verme ihtimalinin artması"'dir.
Bir işyerindeki telefon hatlarının sürekli olarak
parazitli olmasıve kesilmesi, organizasyonlardaki
iletişim engellerinden "Çevre koşulları"'na örnektir.
Alıcının, göndericiden gelen mesaja çeşitli tepkiler
göstermesi ve bu tepkilerin gönderici tarafından
değerlendirilmesi iletişimi iyileştirme yollarından
geriye bilgi akışınıaçıklar.
Talimat ve emirlerin karmaşık olmasıdurumunda
mesajıfarklıbiçimlerde ve açıklamalıolarak
tekrarlamak iletişimi iyileştirmede uygun bir yoldur.
Bir sunuşta, konuşulanların tüm katılımcılar
tarafından anlaşılmasıiçin uyulmasıgereken
davranışlardan biri Yabancıdildeki sözcükleri
kullanmaktan kaçınmaktır.
Göz teması, sunuşu yapan kişinin, katılımcıların
tepkilerini, konuya ilgilerini ve yorulup
yorulmadıklarınıöğrenmesini sağlar.
Etkin (Aktif) dinleme: Kişinin, anlatılanları
anlamasa dahi onayladığıbir durumdur. Kişinin,
duyduklarına daha duyarlıhale gelmesidir. Kişinin,
daha az tartışmacıve daha destekleyici bir tavır
sergilemesidir. Kişinin, duygusal ve zihinsel
ihtiyaçlarınıortaya koyan bir süreçtir.
Dinleyicinin, dinleme verimini artırmasıiçin
başvurabileceği yollar: Dinleyicinin nazikçe
dinlemeyi öğrenmesi. Dinleyicinin vücut dilini
okumayıöğrenmesi. Dinleyicinin kendini dinlemeyi
öğrenmesi. Dinleyicinin geriye bilgi akışıvermesi ve
alması
Toplantıtürleri: Karar verme, Bilgi sunma, Sorun
çözme, Tepki ve değerlendirme, Bileşik toplantılar.
Toplantıyerinin belirlenmesi ve hazırlanmasında
dikkat edilmesi gereken düzenlemeler: Toplantı
yerinin gürültüden uzak olması. Toplantıyerinde
bulunan koltukların ergonomik olması. Toplantı
yerine telefon bağlantısının yapılmaması. Toplantı
yerinin akustik açıdan iyi ayarlanması.
Toplantıgündemi katılımcılara, toplantıdan en az 1
gün önce ulaşmalıdır.
Toplantısüresini belirleyen faktörler: Toplantının ne
zaman ve nerede yapıldığı. Toplantının süresi
konusunda kişilerin görüşleri. Katılımcısayısı.
Toplantının amacı.
Rapor, bir bilgiye sahip olandan o bilgiyi kullanmak
isteyene doğru işleyen bir iletişimdir. Raporlar,
dikkatle toplanmışve mantıklıbir biçimde sunulmuş
bilgileri içerir. Raporların genellikle belirli hedefleri
ve belirli okuyucularıvardır. Raporlarda yer alan
bilgiler, belirli bir konu veya olayla ilgilidir.
Bir işletme, yeni bir işya da yatırıma girişmeden
önce, bu yatırımın yapılabilirliğini, uygunluğunu ve
karlılığınıtahmin amacıyla Fizibilite raporunu
hazırlatabilir.
Önceden belli olmayan zamanlarda hazırlanıp
sunulan raporlara İstisnai raporlar denir.
Algılama süreci safhaları: 1-Nesne 2-Farkına varmak
3--Tanımak 4-Yorum 5-Tepki
Algısal hatalar: Basmakalıp yargı, Yansıtma, Algısal
savunma, Hale etkisi (Yaygınlaştırma eğilimi),
Beklentiler, Atıfta bulunma.
Sayıların dizilişinde bir sayının diğerlerinden daha
fazla tekrar edilmesi algılamada seçiciliği etkiyen dış
faktörlerden "Tekrar" faktörüne bir örnektir.
Bireyin çevresindeki kişileri algılaması, belli kişilere
nitelikler atfetmesi ve diğer insanlarıanlamlandırıp,
kategorilere koymasıdurumuna Sosyal algılama
denir.
Y.Müh. Naim Uygun tarafından hazırlanmıştır.
Organizasyonların özellikleri: Birden fazla insanın
arasındaki etkileşimden oluşması. Bir amaca sahip
olması. Birbiriyle ilişkili alt sistemlerden oluşması.
Yalnızca önceden belirlenmişbiçimsel bir yapıya
sahip olması.
Biçimsel organizasyonlarda mesajın biçimi ve içeriği
ile ilgili olarak şunlar söylenebilir: Astlar, üstlerine
"emir" içeren yazılar iletemez. Aylık üretim
raporunda, üretim faaliyetlerine ilişkin bilgiler yer
alır. İzin ve emeklilik talepleri yazılıdilekçe
biçiminde iletilir. Organizasyonun biçimsellik
derecesi arttiıkça uyulmasıgereken yazılıkurallar da
artar.
Aşırıiletişim yükünü gidermek için çözümler: Mesaj
akışınıkontrol etmek için bir yardımcıçalıştırılması.
Gönderici ve alıcının mesajda gereksiz ayrıntılara
yer vermemesi. Mesaj alış-verişinin önem sırasına
göre düzenlenmesi. Eşitlikçi bir iletişim düzeninin
oluşturulması.
Sosyometrik analiz yöntemi Moreno tarafından
geliştirilmiştir.
Bir fabrikada ustabaşının üretimde gördüğü bir
hatayı, kalite kontrol şefine bildirmesi Yukarıya
doğru biçimsel iletişim kanalına bir örnektir?
A dan B, C, D ve E ye doğru biçimsel olmayan
iletişim yolu Dedikodu'dur.
Seminer, konferanslar, toplantılar, görüşme, TV
görüşmeleri sözlü iletişim araçlarıdır.
Sözel olmayan iletişimde bireyler arasıuzaklık 120-
240 cm arasında ise "Sosyal mesafe" içinde kalınmış
olunur. 0-45 cm samimi mesafe, 45-120 cm kişisel
mesafe
Grup tanımıiçinde yer alanlar: Üye sayısının en az 2
kişi olması. Üyelerin birbirleriyle etkileşim içinde
olması. Üyelerin psikolojik olarak birbirlerinin
farkında olması. Üyelerin kendilerini grubun üyesi
olarak algılaması.
C den A'ya, C den B ye, C den D ye , C den E ye
iletişim modeli Tekerlek'tir.
Grup içinde bir role ve rol sahibine, gruba sağladığı
katkının önemine göre verilen değere Statü denir.
Gruplar arasıiletişim ve işbirliğini iyileştirmek için
bir yöneticinin yapmasıgereken unsurlar: Grupları
fiziksel olarak birbirlerine yakın tutmak. Grupların
görevlerinin mümkün olduğunca basit ve
amaçlarının açık olmasına dikkat etmek. Gruplar
arasıiletişim kanallarınıyeterince açık tutmak.
Organizasyonda grup sayısınımümkün olduğu
kadar az tutmak.
Organizasyonlardaki kişisel iletişim engelleri: Ön
yargılar, Değer yargıları, Stres, Psikolojik durum
Bir yöneticinin Açıklamalarım hakkında ne
hissediyorsunuz? Açıklamalarım hakkında ne
düşünüyorsunuz? Konuşmalarımızla ilgili herhangi
bir sorun görüyor musunuz? sorularınısorması
iletişimi iyileştirme yollarından Geriye bilgi akışını
gerçekleştirmek amacınıtaşır.
İletişim sürecinde yer alan kişiler Gönderici ve
alıcıdır.
Sunuşyapacak bir kişi, kime sunuşyapacağı,
dinleyicilerin kimler olacağıve katılımcılarla ilgili
çeşitli bilgiler toplamıştır. Sunuşyapacak bu kişi,
sunuşa hazırlık safhalarından "Amacın
belirlenmesi" safhasınıgerçekleştirmiştir.
Bir sunuşsırasında dinleyicinin kendisini başkasının
yerine koyarak mesajıdaha iyi anlamaya çalışması
"Empatik davranma" ile ilgilidir.
Etkin dinleme: Konuşmacıyırahatlatmak.
Konuşmacıya dinleme isteğini göstermek. Sabırlı
olmak. Sinirlere hakim olmak. Konuşmayıkesmek.
Tartışma ve eleştirilerde sert olmamak.
Konuşmacılara anlayışgöstermek. İlgi dağıtıcıları
ortadan kaldırmak.
Sunuşun yapılmasıesnasında etkin bir konuşma
tarzıiçin gerekli olanlar: Konuşmacının ses tonu.
Konuşma esnasında kullanılan sözcükler ve cümle
yapıları. Konuşmanın dinleyicilerce anlaşılır yapıda
olması. Konuşmanın hızı.
Bir organizasyonda sinerjiye ihtiyaç duyulduğunda
toplantıyapılmasına gerek vardır.
Çok sayıda fikrin ortaya çıkmasıamacıyla yapılan
toplantılara Bilgi alış-verişi amacıyla yapılan toplantı
denir.
Toplantıyıkimin düzenlediği, kimlerin katılacağı,
toplantının türü, başlama ve bitişsaati, ele alınacak
konular gibi bilgileri içeren ve toplantının
yönetilmesine yardımcıolan yazılıevraka Gündem
denir.
Toplantıyöneticisi, toplantısırasında ilgisiz tiplere
Yaptığıişlere ilişkin sorular sormalıdır, somut
örnekler vermelidir.
Önceden belli olmayan zamanlarda hazırlanıp
sunulan raporlara İstisnai raporlar denir.
Bilimsel araştırma ve yazım kurallarına göre
hazırlanan, verilerin analizine dayalıyorumlar
içeren, genellikle daha uzun olan ve yöneticilere bilgi
ve yol gösterme işlevine sahip rapor türü Biçimsel
(formel) rapordur.
İyi bir rapor yazmayıkolaylaştıran unsurlardan biri
Amacın belirgin olmasıdır.
İşletmelerin yeni işve yatırımlara girişmeden önce
bu konuda hazırlattıklarırapor türü Fizibilite'dir.
Yüksek Mühendis Naim Uygun tarafından
hazırlanmıştır.
- Örgütsel İletişim - Açıköğretim Konusuna Benzer Konular
- Engelli Çocuğa Sahip Ailelerde İletişim 22.03.2009
- Zihinsel Engellik ve İletişim 21.03.2009
- AÇIKÖĞRETİM 12.04.2005
- Aile içinde olumlu iletişim nasıl olmalı 20.03.2006
- Çocuklarınızla Sevgi İle İletişim Kurun 16.11.2007
- Plastik Gıda Ambalajı 03.04.2008 09:20