Büro Yönetimi ve Sekreterlik

Meslek Tanıtımı: Büro Yönetimi ve Sekreterlik

Profesyonel iş yaşamında ofisin düzeni, telefon trafiği ve insanların nasıl karşılandıkları çok önemlidir. Çoğu zaman, telefonda ‘alo’ diyen ses, iş yeri hakkında ilk izlenimleri etkiler. Sekreterin ses tonu, diksiyonu, dinleme ve konuşma tarzı, hitap şekli gibi unsurların tümü bir araya gelerek insanlar üzerinde işletmeye ilişkin bir etki bırakır. Çünkü, insanların karşılarında gördükleri tek bir kişi değil, işletmenin ta kendisidir.



Günümüz iş yaşamında üretim ve satış kadar önemli başka unsurlar da vardır. Hemen hemen her işletme için öncelikli ilke; yönetimde verimliliktir. Verimliliğin sağlanması için de faaliyet alanları ne olursa olsun, işletmelerin kurum kimliğine uygun bir sisteme sahip olması gerekir. Bu sistem de ancak, profesyonel çalışma mantığıyla yönetilen iş yerlerinde kurulabilir. Büro yönetimi ve sekreterlik, hızla değişen ve gelişen iş dünyasının gereksinimlerini karşılayabilmek amacıyla ortaya çıkmış bir alandır. Tüm dünyada geçerliliği ve önemi giderek artan bu alan iş yaşamının vazgeçilmez bir parçası hâline gelmiştir. İşletme yönetimi ve idare anlayışı değiştikçe profesyonel sekreterlik ile yönetici sekreterliği meslekleri ön plana çıkmıştır. Klasik sekreterlik kavramının dışında çağdaş uzmanlık alanı hâline gelen bu meslekler günümüz işletmelerinde kilit öneme sahiptir. Yöneticinin bürosu işletmenin yönetim piramidinin üst noktası ve iletişimin merkezidir. Bu önemli merkezde sekreterler önemli rol oynamaktadır. Sekreterler büroların düzenli işlemesini sağlayan, iletişimi düzenleyen, yöneticinin zamanını organize eden vazgeçilmez elemanlardır. Ofis ortamının sistemli olması, sadece yöneticiler için değil işletmede çalışan kişiler açısından da önemlidir. Diğer taraftan modern iş hayatında firmaların üst düzey yöneticileri iletişimi düzenleyen, evrak akışını kontrol eden profesyonel yardımcılara ihtiyaç duymaktadır. Bu önemli görevi üstlenen yönetici sekreterler artık, yöneticinin sağ kolu olmaktan çıkmış neredeyse iş ortağı durumuna gelmiştir. Çağımızda bilgisayarın ve bilgi teknolojilerinin gelişmesi büro otomasyonunu da beraberinde getirmiştir. Büro otomasyonu; büro hizmetlerinde, elektronik makineler ve bilgisayarlarla işlerin yapılmasını tanımlar. Büro otomasyonunda; başta bilgisayar olmak üzere, telefon, faks, gibi iletişim araçlarıyla birlikte daktilo, fotokopi gibi mekanik araçlar da kullanılır. Teknolojiyle birlikte arşivleme, dosyalama ya da evrak kayıt gibi işler bilgisayarla yapılmaya başlanmıştır. Bu durum, bürolardaki evrak trafiğini hafifletmenin yanı sıra iş akışının daha sağlıklı yürümesini sağlamıştır. Bürolarda, sekreterlerin en büyük yardımcıları büro makineleridir. Büro otomasyon sisteminin kullanılması işlerin düzenli ve zamanında yapılmasını kolaylaştırır. Ancak bu teknolojiyi kullanmak ve verim alabilmek için mutlaka meslekî eğitim almak gerekir. Bugün üretim ve hizmet alanlarının tümünde eğitimli, kendini geliştirmiş meslek elemanlarına ihtiyaç vardır. Günümüzde büro yönetimi ve sekreterlik alanı, alt dalları barındıracak düzeyde gelişmiştir. Modern iş yaşamında bu meslek tıp, hukuk ve ticaret sekreterliği gibi farklı uzmanlık alanlarıyla birlikte tanımlanmaya başlamıştır. Sekreterler, görev yaptıkları işletmenin faaliyet alanına ilişkin temel bilgilere ve işleyişe hakim olmalıdır. Örneğin tıp merkezinde ya da hukuk bürosunda görev yapan sekreterlerin görev tanımları ve çalışma biçimleri birbirinden farklıdır. Bu farklılıklar, zamanla sekreterlik mesleği içinde alt meslek dallarının oluşmasını beraberinde getirmiştir.

Beğeniler: 0
Favoriler: 0
İzlenmeler: 694
favori
like
share