Yönetici Sekreter
Son güncelleme: 18.09.2010 10:03
-
Yönetici Sekreter, kendi başına ve belirli bir süre içerisinde, ofis makinelerini kullanarak, ofis yönetimi, ofis içi ve dışı iletişimi sağlama, yöneticinin günlük işlerini organize etme,
doküman hazırlama, toplantı ve seyahat organize etme ile dosyalama ve evrak işlemlerini yürütme bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir.
1- MESLEK STANDARDI
Meslek Standardı Nedir?
Meslek Standardı, bir mesleğin gereklerinin kabul edilebilir standardlarda yerine getirilebilmesi için ihtiyaç duyulan asgari bilgi, beceri, tutum ve davranışları gösteren normlardır. Meslek standardları ayrıca, başta çalışanlar, eğitimciler ve işverenler olmak üzere, ilgili bütün kesimlere, bir mesleğin başarı ile yürütülebilmesi için gerekli olan nitelikler ve o meslekte yeterlilik belgesi alabilmek için yapılacak sınavlarda aranacak ölçme ve değerlendirme kriterleri hakkında fikir vermektedir.
Bir Meslek Standardı genel olarak aşağıdaki hususları içermektedir:
standardın hazırlandığı seviye için yaygın olarak kullanılan mesleki unvan ve tanım, bir mesleğin gereklerini uygun olarak yerine getirmek için kişinin yapması gereken görev ve işlemler, genel olarak kullanılan araç-gereç ve ekipmanlar,
bir mesleğin gereklerini uygun şekilde yerine getirebilmek için kişinin sahip olması gereken genel bilgi ve beceriler ile tutum ve davranışlar,
mesleğin uzmanlık dalları ile birlikte mevcut durumu ve gelecekte göstereceği eğilimler.
Meslek Standardına Neden İhtiyaç Duyuluyor?
Meslek Standardı hazırlanmasının başlıca amaçları:
işgücü piyasasında, belirli bir meslekte istihdam edilebilmek için işgücünde aranan mesleki yeterlilikleri ortaya koymak, işgücü piyasasının ihtiyaç duyduğu mesleki yeterlilikleri ortaya koyarak, eğitim programcılarına müfredat hazırlamada yardımcı olmak, kişilerin, sözkonusu mesleki yeterliliklerle donatılmasına yönelik olarak sunulan mesleki eğitim, meslek değiştirme, mesleki ilerleme vb. eğitim hizmetlerine destek vermek, eğitim ile işyaşamı arasında sağlam köprüler kurularak, işyaşamının eğitime ilgi, katılım ve katkısını artırmak,
iş değiştirme ve işe yerleştirme faaliyetlerine yardımcı olmak,Türk ekonomisinin uluslararası rekabet gücünün, nitelikli işgücü ile desteklenmesine yardımcı olmak, uluslararası normlara uygun, saygın ve güvenilir bir sınav ve belgelendirme sisteminin kurulmasına yardımcı olmak, bütün kesimlerce kabul gören mesleki yeterlilik belgelerine sahip işgücünün sayı ve oranını artırmak,
mesleki yeterlilik belgelerine sahip işgücü istihdamının yaygınlaştırılmasıyla tüketiciye daha kaliteli mal ve hizmet sunulmasına destek vermek,
mesleki yeterlilik belgesi sahibi nitelikli işgücü hareketliliğini artırmak, ve
uzun vadede işsizliğin azaltılmasına ve istihdamın geliştirilmesine katkıda bulunmaktır.
Meslek Standardı Nasıl Hazırlanıyor ?
Meslek Standardları, MSK'nun uygulama birimi olan ATHB (Araştırma ve Teknik Hizmetler Birimi) tarafından çalışma yaşamını temsil eden çeşitli büyüklükteki (küçük, orta, büyük) işyerlerinden gelen ve bizzat alanda çalışan meslek uzmanları ile sıkı bir işbirliği içinde hazırlanmaktadır. Hazırlanan meslek standardı daha sonra, MSK tarafından önerilen ilgili kuruluşlara gönderilmekte ve görüşleri alınmaktadır. MSK tarafından onaylandıktan sonra ise ilgili tüm tarafların kullanımına sunulmaktadır. Meslek Standardları hazırlanırken, bir yandan Türk işgücü piyasasının ve ekonomisinin gereklilikleri yansıtılmaya çalışılmakta, öte yandan uluslararası gelişmelerin de gözden uzak tutulmamasına çaba gösterilmektedir. Standard hazırlama çalışmalarında, gerek ülke içi gerekse uluslararası alanda yapılmış çalışmalardan, kaydedilmiş gelişmelerden yararlanılmaktadır. Elinizdeki standardın VII'nci ve VIII'nci bölümlerinde uluslararası meslek sistemleri ile karşılaştırma yapılmıştır.
Meslek Standardları genel olarak üç ayrı seviye (1, 2, 3) gözönüne
alınarak hazırlanmaktadır
Seviye 1: Bu seviyede çalışan kişi, mesleğin gerektirdiği rutin ve basit görev ve işlemleri yapabilir.
Seviye 2: Bu seviyede çalışan kişi, geniş veya dar bir meslek alanında, o mesleğin gerektirdiği bir kısmı rutin olmayan ve kompleks nitelikli görev ve işlemleri yapabilir. Bu görev ve işlemleri yerine getirirken bireysel sorumluluk alabilir ya da başkaları ile işbirliği içinde çalışabilir.
Seviye 3: Bu seviyede çalışan kişi, geniş veya dar bir meslek alanında, o mesleğin gerektirdiği çoğunlukla rutin olmayan ve kompleks nitelikli görev ve işlemleri değişik koşullarda yapabilir. Bu görev ve işlemleri yerine getirirken önemli ölçüde sorumluluk alabilir ve kendi başına karar verebilir. Çoğunlukla yanında çalışanları yönlendirir ve denetler.
Elinizdeki meslek standardı 3. seviyedeki bir Yönetici Sekreter için hazırlanmıştır.
2- UNVAN VE TANIMI
Unvan: Yönetici Sekreter (Seviye 3)
Tanım: Yönetici Sekreter, kendi başına ve belirli bir süre içerisinde, ofis makinelerini kullanarak, ofis yönetimi, ofis içi ve dışı iletişimi sağlama, yöneticinin günlük işlerini organize etme,doküman hazırlama, toplantı ve seyahat organize etme ile dosyalama ve evrak işlemlerini yürütme bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir.
3- YÖNETİCİ SEKRETER'İN YAPTIĞI GÖREV VE İŞLEMLER
Yönetici Sekreter, işletmenin genel çalışma prensipleri doğrultusunda, araç, gereç ve ekipmanları etkin bir şekilde kullanarak, işçi sağlığı, iş güvenliği ve çevre koruma düzenlemelerine ve mesleğin verimlilik ve kalite gerekliliklerine uygun olarak, aşağıdaki görev ve işlemleri yerine getirir.
GÖREVLER
A Ofis Yönetimi İşlemlerini Yürütmek
A01 İş programı yapmak
A02 Yardımcı elemanlara iş dağılımı yapmak
A03 Yardımcı elemanların yaptığı işi kontrol etmek
A04 Yöneticinin günlük çalışma programını düzenlemek
A05 Yöneticiyi günlük faaliyetler hakkında bilgilendirmek
A06 Ofis düzenini sağlamak
A07 Ofis ihtiyaçlarının teminini sağlamak
A08 Ofis makinelerinin bakım ve onarımını sağlamak
A09 Kurum/faaliyet alanı ile ilgili yayınları takip etmek
A10 Basit muhasebe kayıtlarını tutmak (1)
A11 İş verimini artırıcı öneriler geliştirmek
B Gelen-Giden Evrak İşlemlerini Yürütmek
B01 Evrakları (fax, e-mail, posta vb.) almak
B02 Evrakları açmak
B03 Evrakları sınıflandırmak
B04 Evrakları kaydetmek
B05 Ofis içi evrak akışını sağlamak
B06 Giden evrakları (fax, e-mail, posta vb.) dağıtıma hazırlamak
B07 Giden evrakların dağıtımını sağlamak
C İletişimi Sağlamak
C01 Fihrist hazırlamak/güncelleştirmek
C02 Telefon görüşmelerinin yapılmasını sağlamak
C03 Gelen yazı ve mesajları yöneticiye ulaştırmak
C04 Randevuları ayarlamak
C05 Misafirleri karşılamak
C06 İletişim bilgilerini kaydetmek
C07 Sosyal ilişkileri düzenlemek
C08 Kurum içi/dışı gelen talepleri yönlendirmek
D Dokümanları Hazırlamak
D01 Rutin yazışmaları yapmak
D02 Yazışma ile ilgili bilgi toplamak
D03 Doküman taslağını hazırlamak
D04 Dokümanları (mektup, rapor, tablo vb.) yazmak
D05 Yazılan dokümanları kontrol etmek
D06 Dokümanları onaya sunmak
D07 Dokümanları çoğaltmak
D08 Dokümanları dağıtmak
E Dosyalama İşlemlerini Yürütmek
E01 Dosyalama sistemini kurmak
E02 Dosyaları güncelleştirmek
E03 Dokümanları dosyalamak
E04 Dosyalardan istenen bilgileri bulmak
E05 Dosyalardan alınan dokümanların takibini yapmak
E06 Dosyaları arşivlemek
F Toplantı Organizasyonu Yapmak
F01 Toplantıya ilişkin bilgi edinmek
F02 Toplantı gündemini yazmak
F03 Toplantıda görev alacak yardımcı personeli koordine etmek
F04 Toplantı yerinin hazırlanmasını sağlamak
F05 Katılımcıları toplantı hakkında bilgilendirmek
F06 Toplantı materyallerini hazırlamak
F07 Toplantı tutanağını hazırlamak
G Seyahat Organizasyonu Yapmak
G01 Seyahate ilişkin bilgi edinmek
G02 Ulaşım rezervasyonu yapmak
G03 Konaklama rezervasyonu yapmak
G04 Pasaport, vize vb. yasal işlemlerin yapılmasını sağlamak
G05 İlgili kişileri bilgilendirmek
G06 Seyahat materyallerini hazırlamak
H Mesleki Gelişime İlişkin Faaliyetleri Yürütmek
H01 Yardımcı elemanlara eğitim vermek
H02 Meslekle ilgili toplantı, seminer vb. faaliyetlere katılmak
H03 Meslekle ilgili yayınları, teknolojik gelişmeleri izlemek
H04 Meslekle ilgili hizmet içi eğitim, işbaşı eğitim vb. faaliyetlere katılmak
- Yönetici Sekreter Konusuna Benzer Konular
- Sekreter 19.10.2004
- Görew yönetici sorun 10.02.2005
- Sekreter Aranıyor 03.09.2005
- Çağımızın yönetici hastalığı 06.02.2006
- Kötü yönetici depresyona sokuyor ! 02.11.2006
- Plastik Gıda Ambalajı 18.09.2010 10:03