Halkla İlişkilerde Etkinlik Planlaması

Son güncelleme: 29.09.2022 21:20
  • halkla ilişkilerde etkinlik nasıl planlanır - etkinlik planlaması nasıl yapılır - etkinlik planlaması için gereken unsurlarEtkinlik planlaması yapabilmek için gereken bazı unsurlar akış ya da rol dağılımı, prova veya test çalışması, delegasyon, motivasyon, analiz, problem çözme, karar verme ve soğukkanlılık olarak sıralanabilir.

    Akış/Rol Dağılımı: Etkinliğin akış planının yapılması önceliklidir. Hangi plana göre kimler rol alacaktır ve o rolün gereği olan çalışmalar nelerdir? Bunlar detaylı planlanmalı ve ilgili kişiler yedekleri ile belirlenmelidir.

    Prova/Test Çalışması: Etkinliğin öncesinde, akış planı çerçevesinde uygulama gerçekleştirilmelidir. Bu uygulamada, kişilerin rolleri, konuşmaları ve görsel efektler test edilmeli ve etkinlik gününe hazırlanmalıdır.

    Delegasyon: Görevli kişilerin, işlerini onların olmaması halinde de yürütecek kişileri yetiştirmeleri gerekir.

    Motivasyon: Ekip lideri, çalışma ekibinin motivasyonunu yüksek tutmalı ve her türlü krize müdahale edebilmelidir.

    Analiz: Konular birkaç alternatifi ile araştırılmalıdır.

    Problem Çözme: Etkinlik süresince ortaya çıkacak krizlere müdahale edilebilmeli ve çözüm yolları bulunmalıdır.

    Karar Verme: Ekip lideri, inisiyatif kullanabilmeli ve kararları hızlandırmalıdır.

    Soğukkanlılık: Ekip liderinin ve üyelerinin, olaylar karşısında soğukkanlı kalarak çözüm üretmeleri problemin etkisini azaltacaktır.
    Etkinlik Yönetiminin Başarı Unsurları

    Etkinlikte başarı, bilgi, beceri ve bakış açısının toplamıdır. Bu doğrultuda, kendini ve zamanı yönetmeli, ekibi koordine etmeyi bilmelidir.

    Kendini Yönetmek

    Organize olmak, öncelikleri ayrıştırmak, denetlemek, delege etmek, hedef ve stratejileri korumak.

    Zamanı Yönetmek

    Zamanı efektif kullanabilmek, bireysel, profesyonel zamanı birbirinden ayırt edebilmek, dengeleri koruyabilmek.

    Finans Yönetimini Bilmek

    Etkinlik yönetimi kariyerinin en temel başlığı, para yönetimidir. Kontrol, analiz, hesaplama, karşılaştırma finans yönetiminde bilinmesi gereken unsurlardır.

    Teknolojiyi Yönetmek

    Teknolojik trendlerin takipçisi, uygulayıcısı olmak.

    İnsan Kaynağını Yönetmek

    Doğru işe doğru insan yaklaşımı, insan kaynağını yönetmede önemli bir karardır. İnsan kaynağının eğitimi ve iş bölümünün sağlıklı yapılması gerekir. Takım çalışması için koçluk yapılması yine bu aşamada gereken bir durumdur.
    Etkinlik Türleri

    Kuruluşlar tarafından yapılan etkinlikler çok çeşitlidir. Birkaçını şöyle sıralayabiliriz:

    Sanatsal Gösteriler: Her türlü sanat olaylarını içeren etkinliklerdir. Sergi, sanat olayları vb.

    Konserler: Özel konserler bu türlerde değerlendirilebilir.

    Kumsal Partileri: Özellikle gençlere dönük olan kumsal partileri vardır.

    Yarışmalar: Her konuda yarışmalar yapılabilir.

    Kitap ve CD tanıtımları: Günümüzde oldukça sık rastlanan kitap ve CD tanıtımları yapılmaktadır.

    Araba Showları: Otomobil showları artık oldukça yaygınlaşmıştır.

    Kutlama Törenleri: Her türlü kutlamalar bu bölümde değerlendirilebilir. Festivaller: Bu başlık altında şehir, ülke festivalleri olduğu gibi kültür festivalleri de yer alır.

    Geziler: Etkinliklerin bir bölümü gezileri içerir.

    Yıldönümleri: Yıldönümleri özel olaylardır ve ayrı değerlendirilir.

    Gala Yemekleri: Özel gala yemekleri de bu bölüme girer.

    Etkinlik Kontrol Listesi

    Etkinliğin planlama aşamasından itibaren kontrol mekanizması çok önemlidir. Bu nedenle de aşağıdaki soruları kendimize sormamız ve etkinlik stratejisini bu doğrultuda oluşturmamız, etkinliğimizin başarısı için önemlidir.

    Etkinlikten beklentiniz nedir? Hangi mesajı vermek istiyorsunuz? Kaç kişiyi etkilemek istiyorsunuz? Başarılı bir organizasyon için kaç kişiye ihtiyacınız bulunuyor? Etkinliği dikkatlice planlayabilmek için yeterli zamanınız var mı? Sizin için gönüllü çalışacak kişiler var mı? Yeri belirlediniz mi? Daha önce bu konuda yapılmış başarılı bir organizasyon var mı? Kurumsal sosyal sorumluluk için potansiyel teşkil ediyor mu? Diğer organizasyonlarla aynı zamana gelmemesi için gerekli kontrolleri yaptınız mı? Hava durumuna baktınız mı?

    Bir etkinliğin başarısındaki en önemli unsur nedir?

    Bütün bunlar, bir etkinliğe başlarken gözden geçirilmesi gereken maddelerdir. Bu maddelerle başladıktan sonra, çalışma planını hafta/gün/saat olarak oluşturup, işlerin sürekli kontrolü ve takibi yapılmalıdır. Etkinliklerin en önemli yanı, bütün detayların düşünülmesi ve sürekli kontrolü ve yedeklerinin oluşturulmasıdır. Her etkinlik, kriz iletişimini de beraberinde getirir. Mutlaka aksayan noktalar olacaktır. Bu nedenle de yedeklerinin düşünülmesi önem kazanır.


    alıntı
#21.06.2011 17:28 1 0 0
  • Paylaşım için Teşekkürler
#29.09.2022 21:20 0 0 0