1. Ana Sayfa
  2. Eğitim
  3. Halkla İlişkiler Uzmanları ve Etkinlik Planlaması

Halkla İlişkiler Uzmanları ve Etkinlik Planlaması

Son güncelleme: 29.09.2022 21:20
LEVIS-501 LEVIS-501 foto
  • Halkla ilişkilerin yapacağı etkinlik planlamasında üzerinde durulması gereken kriterlerden bahsetmiştik. Bu yazımızda, bahsi geçen kriterlere ayrıntılı olarak yer vereceğiz. Halkla ilişkilerin yapacağı etkinliğin tarihinin belirlenmesinde, önemli etkinliklerin aynı tarihlere denk getirilmemesine dikkat edilmelidir. Konu ve konuşmacıların seçimi, halkla ilişkilerin planladığı etkinliğin yerine göre belirlenmelidir. Konuk listelerinin hazırlanması ve duyurulması kriteri oldukça çetrefillidir. Konuyla ilgili kişi ya da kişileri kapsar ve uzun bir liste şeklindedir. Basın davetlerinin hazırlanması ve duyurulması, birçok durumu içinde barındırır. Gönderilecek davet mesajında davete kimlerin teşrif edeceğinin belirlenmesi yararlı olacaktır. Davet mesajında çeşitli ayrıntılar ifade edilmelidir. Yapılacak davetin yeri, lcv (lütfen cevap veriniz) vb. Herhangi bir yere yapılacak rezervasyonlar daha önceden ayrılmalıdır. Özel olarak bastırılmak istenen materyaller olabilir. Bunların neler olacağına karar verilmelidir.

    Konuşma metinleri kriteri oldukça önemlidir. Burada halkla ilişkiler uzmanları devreye girer. Çünkü kurum yöneticilerinin konuşma metinleri, halkla ilişkiler uzmanları tarafından hazırlanır. Bunun yanında, halkla ilişkiler uzmanlarının sorumlu olduğu pek çok konu vardır. Bunlar arasında mikrofonların, hoparlörlerin ve video kayıtlarının düzenlenmesi, davet sahibinin konukları karşılaması, tanıştırmalar vb. bulunur. Protokol sırasına göre üst düzey yetkililerin, kıdemli personellerin takdim edilmesi, protokol sırası ile ilgili düzenlemeyi içerir. Özel gösteriler ve teşhir programlarının planlanmasında; belirlenen amaca, hedef grup ya da gruplara göre program hazırlığı yapılmalıdır. Bu hazırlık, diğer gösteri ve düzenlemeleri de kapsar. Halkla ilişkilerde, etkinliğin yapılacağı mekana özgü çeşitli ayrıntıların düşünülmesi ile dikkat çekilebilir. Görünür yerlere çiçek yerleştirmek, ziyaret defterinin bulunması vb. buna örnektir.

    Halkla ilişkilerin yapacağı etkinliklerde; organizasyonun kontrol edilmesi kriteri, görevli kişilerin bilgilendirilmesi ve üzerlerinde taşıyacakları görevli kartlarının hazırlanması vb. ile ilgilidir. Burada ortaya çıkabilecek herhangi bir sorunun çözümü için her türlü durum dikkate alınmalıdır. Dekor ve görünüme özen gösterilmelidir. Halkla ilişkilerin yapacağı etkinliklerde, görev alan elemanların görünüşü de önemlidir. İkram servisleri kriterinde; ulaşımda sunulacak yiyecek hizmetlerine, çay ya da kahve servislerinin planlanmasına dikkat edilir. Yemek masasında isim kartları bulunmalı ve basın masası hazırlanmalıdır. Vestiyer imkanı sağlanmalı, müziklere ve menülerin seçimine dikkat edilmelidir. Havanın durumuna göre önlem alınmalı ve çeşitli imkanlar sunulmalıdır.

    Halkla ilişkilerin yapacağı etkinlikleri; ilk olarak basın mensuplarının etkinliğe davet edilmesi oluşturur. Basın mensuplarının herhangi bir görüntü ya da fotoğraf almalarının sağlanması için çeşitli fırsatlar yaratılmalıdır. Halkla ilişkiler uzmanlarına burada büyük görev düşer. Basın bülteninin ve basın dosyasının önemine vurgu yapılır. Basın bülteni ve basın dosyasının içinde bulunanlar, basın mensuplarına bizzat verilmelidir. Gelmeyen basın mensuplarının ise adreslerine gönderilmelidir. Diğer medyalar aracılığı ile etkinlikte fark yaratılmaya ve ilgi çekmeye çalışılmalıdır. Sergiler düzenlemek, posterler hazırlamak vb. buna örnek olabilir. Etkinliğin kaydedilmesine yönelik video ve fotoğraf çekimi yapılmalıdır. Fotoğraf ve videoların çeşitli televizyon kanallarına gönderilmesi ile medyada çeşitli yansımalar yer bulur. Sık sık yapılan faaliyetler arasında davetlilere hatıra eşyalar ve hediyeler verilmesi vardır. Bazı etkinlikler ise ülke dışında yapılır ya da yabancı konuklar davete çağrılır. Bu gibi durumlarda daha farklı kriterler vardır. Tercüman bulunması belki de etkinlikte en çok ihtiyaç duyulan durumdur. Dil ile ilgili herhangi bir sorunun çıkmaması için ulaştırılacak basın bülteni ve yazılı materyaller, etkinliğin yapılacağı ülkenin diline çevrilmelidir. Bütçe detaylı bir biçimde hazırlanarak yönetimden onay alınmalıdır. Kontrollerin titiz bir şekilde yapılmaması, halkla ilişkilerin yapacağı etkinliklerde bazı problemlere yol açabilir. Oluşan aksaklıklar, problemler, eleştiriler ortaya konulmalı ve öz eleştiri yapılmalıdır. Bu da daha sonra yapılacak halkla ilişkiler etkinliklerinde fayda sağlayacaktır.
#06.06.2021 11:36 12 0 0
GS2004 GS2004 foto
  • Paylaşım için Teşekkürler
#29.09.2022 21:20 0 0 0